FAQ マイナンバー制度：事業者のマイナンバー（個人番号）利用について（情報管理、業務の委託）
事業者のマイナンバー利用(管理や業務委託等）について
《マイナンバーの管理》
マイナンバーは、法律や条例で定められた社会保障、税、災害対策その他の行政分野の手続き以外で利用することはできません。
これらの手続きに必要な場合を除き、民間事業者が従業員や顧客などにマイナンバーの提供を求めたり、マイナンバーを含む個人情報を収集し、保管したりすることもできません。
法律や条例で定められた手続き以外の事務でも、マイナンバーカード（個人番号カード）を身分証明書として顧客の本人確認を行うことができますが、その場合は、マイナンバーカードの裏面に記載されたマイナンバーを書き写したり、コピーを取ったりすることはできません。
本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできません。
マイナンバーを含む特定個人情報については、番号法第30条第2項により読み替えられた個人情報保護法第18 条が適用されています。
なお、従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。
《マイナンバーを取り扱う業務の委託について》
マイナンバーを取り扱う業務の全部又は一部を委託することは可能です。
委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができます。
委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
委託や再委託を受けた者には、委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じます。
番号法第11条に基づき、受託者に対し、必要かつ適切な監督を行う必要があります。
受託者は、マイナンバーの取得にあたって、委託者のどのような事務で利用されるのか、利用目的を明示する必要があります。
《マイナンバー取り扱いの注意点》
【1】マイナンバーの適切な管理について
マイナンバーを取り扱う際は、その漏えい、滅失、毀損を防止するなど、マイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければなりません。
具体的な措置については、個人情報保護委員会から示されているガイドラインでご確認ください。
特定個人情報を不適正に取り扱った場合には、個人情報保護委員会から指導・助言や勧告・命令を受ける場合があるほか、正当な理由がないのに、個人の秘密が記録された特定個人情報ファイル（マイナンバーをその内容に含む個人情報ファイル）を提供した場合などには、処罰の対象となります。
【2】マイナンバーを管理・収集するための新たなシステム構築をする場合
従業員やその扶養家族のマイナンバーを税や社会保障などの事務ごとに管理するのではなく、マイナンバーを管理・収集するためのシステムを新たに構築し、そのシステムと既存のシステムを連携させて事務処理を行う場合は、従業員からマイナンバーを取得する際に利用目的を明示した範囲を超えて利用できないように、既存システムとの連携を制御するなどの措置をとる必要があります。
【3】従業員等のマイナンバーに変更があった場合
マイナンバーが変更されたときは事業者に申告するように従業員などに周知しておくとともに、一定の期間ごとにマイナンバーの変更がないか確認することが考えられます。
毎年の扶養控除等申告書など、マイナンバーの提供を受ける機会は定期的にあると考えられるので、その際に変更の有無を従業員などに確認することもできます。
※マイナンバーが漏えいして不正に用いられるおそれがあるときは、マイナンバーの変更が認められます。
【4】従業員が出向・転籍する場合（出向・転籍先への提供）
番号法第19条第4号に基づき、従業員の出向・転籍があった場合において、当該従業員の同意があるときは、出向・転籍等前の事業者から出向・転籍先の事業者に対して、その個人番号関係事務を処理するために必要な限度で、当該従業員の特定個人情報を提供することができます。
なお、出向・転籍前の事業者は、当該従業員の出向・転籍先の決定以後に、特定個人情報の具体的な提供先を明らかにした上で、当該従業員から同意を取得することが必要となります。
【5】合併などによる事業の承継があった場合
合併などによる事業の承継は、番号法第19条第6号に該当し、事業の承継先にマイナンバーを含む特定個人情報を提供することができます。
【6】当該従業員などが加入している健康保険組合への個人番号提供
健康保険法等の法令の規定により、事業主が健康保険組合に対して、従業員やその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされている場合には、個人番号利用事務実施者である健康保険組合に対して、事業者は個人番号関係事務実施者になるので、事業者から健康保険組合にマイナンバーを提供することは可能です。
※事業者がマイナンバーを取得するにあたっては、健康保険に関する個人番号関係事務において利用することを明示しておく必要があります。
《民間企業向け 個人番号の取り扱いに関する問い合わせ先》
【個人情報保護委員会】（電話：03-6457-9680）
※個人番号（特定個人情報）をどのように管理、収集すればよいのか等。
《制度全般（札幌市）》
【デジタル戦略推進局スマートシティ推進部デジタル企画課】（電話：011-211-2136）