FAQ マイナンバー制度：事業者のマイナンバー（個人番号）利用について（提出先、取得方法）

事業者のマイナンバー（個人番号）利用について

《番号法に規定されている「個人番号利用事務実施者」や「個人番号関係事務実施者」について》

a.「個人番号利用事務実施者」とは、マイナンバーを使って、番号法別表第一や条例で定める行政事務を処理する国の行政機関、地方公共団体、独立行政法人などのことです。

例えば、税の関係であれば、国税庁長官（税務署）、都道府県知事や市町村長（税務担当）が「個人番号利用事務実施者」となります。

b.「個人番号関係事務実施者」とは、法令や条例に基づき、個人番号利用事務実施者にマイナンバーを記載した書面の提出などを行う者のことです。

例えば、税の関係であれば、税務署や市町村長（税務担当）へマイナンバーを記載した源泉徴収票や支払調書などを提出する民間事業者などが「個人番号関係事務実施者」となります。

《民間の事業者のマイナンバーの利用について》

【1】民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。

また、証券会社や保険会社が作成する支払調書、原稿料の支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります。

【2】小規模な事業者も、法で定められた社会保障や税などの手続きで、従業員などのマイナンバーを取り扱うことになり、個人情報の保護措置を講じる必要があります。

番号法の義務は規模に関わらず全ての事業者に適用されます。

【3】マイナンバーを記載する必要のある書類（調書・届出書など）は、社会保障、国税、地方税、防災などの各事務に係る関係省令によって、詳細が規定されています。

国税や地方税に関する帳票などは国税庁や総務省のホームページで、社会保障に関する届出書類の様式などは厚生労働省のホームページで公表されます。

《従業員等からのマイナンバー取得について》

【取得する時期】

マイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出する時までに取得してください。

【取得時の手続き（利用目的の明示）】

マイナンバーを取得する際は、本人に利用目的を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行ってください。

番号法に特段の規定がない限り、マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第18条に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。

なお、複数の利用目的をまとめて明示することは可能です。

【従業員や金融機関の顧客などがマイナンバーの提供を拒んだ場合】

社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。

それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

【マイナンバー取得時の本人確認方法】

[本人から取得する場合]

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と、現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要なので、原則、下記のいずれかの方法で確認します。

対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。

1. マイナンバーカード（個人番号カード）により、番号確認と身元確認を行う。

2. 通知カードで番号確認を行い、運転免許証などで身元確認を行う。

※デジタル手続法が施行となる令和2年5月25日をもって、通知カードの新規発行及び記載事項変更の手続等が廃止となりますが、通知カードの記載事項（氏名、住所、生年月日、性別、マイナンバー）の変更を行うべき事由が発生しておらず、記載事項に変更がない場合や、5月25日以前に改姓や転居等を行ったため記載事項の変更手続を行い、5月25日以後に変更すべき事由が発生していない場合は、通知カードにて引き続き番号確認が可能となっております。また、マイナンバーは、通知カードに代わり個人番号通知書により通知されることとなりますが、マイナンバー法上の番号確認書類や身元確認書類として利用できません。

3. マイナンバーの記載された住民票の写しなどで番号確認を行い、運転免許証などで身元確認を行う。

※ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。

※雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると「個人番号利用事務実施者」が認めるときは、「身元確認」を不要とすることも認められます。

[代理人から取得する場合]

代理人からマイナンバーの提供を受ける場合は、「代理権」、「代理人の身元」、「本人の番号」の3つを確認する必要があります。

1. 代理権の確認は、法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状で行います。

2. 代理人の身元の確認は、代理人のマイナンバーカード、運転免許証などで行います。

3. 本人の番号確認は、本人のマイナンバーカード、通知カード、マイナンバーの記載された住民票の写しなどにより行います。

※これらの方法が困難な場合は、他の方法も認められます。

[退職した従業員から取得する場合]

退職した従業員であっても、本人又はその代理人からマイナンバーの提供を受ける場合には、本人確認を行わなければなりません。

郵送、オンライン、電話によりマイナンバーの提供を受けることは可能ですが、その場合にも、手続きに応じた本人確認が必要となります。

本人確認を行う事務の委託を行うこともできます。

[扶養家族のマイナンバーを取得する場合]

扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。

1.税の年末調整：従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は「個人番号関係事務実施者」として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

2.国民年金の第3号被保険者の届出：従業員の配偶者（第3号被保険者）本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が「従業員に委託する」方法も考えられます。

【本人確認の実施頻度】

マイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行う必要があります。

例えば、従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。

ただし、2回目以降の番号確認は、マイナンバーカードや通知カードなどの提示を受けることが困難であれば、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いません。

また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。

《民間企業向け　個人番号の取り扱いに関する問い合わせ先》

【個人情報保護委員会】（電話：03-6457-9680）

※マイナンバー（特定個人情報）をどのように管理、収集すればよいのか等。

《制度全般（札幌市）》

【デジタル戦略推進局スマートシティ推進部デジタル企画課】（電話：011-211-2136）